Jak można się zabrać za organizację konferencji, o jakich sprawach należy pamiętać przy tym.

Dobre zorganizowanie konferencji jest dużym wyzwaniem, zwłaszcza jeśli ktoś będzie to robił pierwszy raz w życiu. Wprawdzie wielu osobom może się wydawać, że nie ma w tym trudnych rzeczy, ale szybko zmieniają oni zdanie jak będą się musieli tym zająć. A do zrobienia jest rzeczywiście dużo, zapomnieć nie można nawet o najdrobniejszych rzeczach, jakie stać się mogą przyczyną organizacyjnej klęski. Najistotniejsze powinno być wyszukanie odpowiedniej sali, na jakiej będzie organizowane całe wydarzenie.

pokój

Autor: Uetliberg
Źródło: http://www.flickr.com

W dużych miastach takich jak Warszawa, Wrocław czy też Łódź nie będzie z tym żadnego problemu, bo w dużej części hoteli wynająć można jakieś pomieszczenia, lecz niektórzy zdecydowanie wolą zorganizować wszystko w spokojnej okolicy, w jakimś ustronnym hotelu z daleka od miasta. Podczas wybierania sali trzeba mieć na uwadze parę ważnych czynników. Na pewno bardzo istotne jest jej położenie, dobrze żeby był tam prosty dojazd i odpowiednia ilość miejsc parkingowych. Niezbędnie trzeba przyjrzeć się również jej wyposażeniu – bo od tego właśnie będzie zależało, jak czuć się będą prowadzący oraz goście.

Wybrana odpowiednio sala konferencyjna pomieści wszystkich zaproszonych gości (pod adresem), lecz nie będzie za duża, bo okazać się wtedy może, że atmosfera może się rozprężyć. Niezwykle ważna będzie wygoda – tu sprawdzić trzeba biurka, krzesła i resztę mebli, jeżeli konferencja potrwać by miała trochę dłużej to dobre krzesła są niezwykle ważne. Następie do sprawdzenia będzie infrastruktura techniczna, to znaczy projektowa, rzutnika czy systemu nagłośnieniowego, przyda się również nieograniczony dostęp do sieci internetowej, bo coraz więcej gości może tego potrzebować.

Przy trwających dłużej spotkaniach powinno się także pomyśleć o jakimś cateringu, głodni goście na pewno nie będą się skupiali na słuchaniu prelegentów. Jeśli miejscem organizacji będzie hotel w Łodzi, przykładowo dworgiemzow.pl, to od razu można pozbyć się problemu ewentualnych noclegów dla gości z dalszej okolicy – po prostu można będzie zarezerwować pewną ilość pokoi, które można będzie przeznaczyć dla uczestników.