W dużych miastach takich jak Warszawa, Wrocław czy też Łódź nie będzie z tym żadnego problemu, bo w dużej części hoteli wynająć można jakieś pomieszczenia, lecz niektórzy zdecydowanie wolą zorganizować wszystko w spokojnej okolicy, w jakimś ustronnym hotelu z daleka od miasta. Podczas wybierania sali trzeba mieć na uwadze parę ważnych czynników. Na pewno bardzo istotne jest jej położenie, dobrze żeby był tam prosty dojazd i odpowiednia ilość miejsc parkingowych. Niezbędnie trzeba przyjrzeć się również jej wyposażeniu – bo od tego właśnie będzie zależało, jak czuć się będą prowadzący oraz goście.
Wybrana odpowiednio sala konferencyjna pomieści wszystkich zaproszonych gości (pod adresem), lecz nie będzie za duża, bo okazać się wtedy może, że atmosfera może się rozprężyć. Niezwykle ważna będzie wygoda – tu sprawdzić trzeba biurka, krzesła i resztę mebli, jeżeli konferencja potrwać by miała trochę dłużej to dobre krzesła są niezwykle ważne. Następie do sprawdzenia będzie infrastruktura techniczna, to znaczy projektowa, rzutnika czy systemu nagłośnieniowego, przyda się również nieograniczony dostęp do sieci internetowej, bo coraz więcej gości może tego potrzebować.
Przy trwających dłużej spotkaniach powinno się także pomyśleć o jakimś cateringu, głodni goście na pewno nie będą się skupiali na słuchaniu prelegentów. Jeśli miejscem organizacji będzie hotel w Łodzi, przykładowo to od razu można pozbyć się problemu ewentualnych noclegów dla gości z dalszej okolicy – po prostu można będzie zarezerwować pewną ilość pokoi, które można będzie przeznaczyć dla uczestników.